Attend: A Two-Pronged Trial to Eliminate No Shows in Diagnostic Imaging at a Community-Based Hospital

Publication date: Available online 29 November 2018

Source: Journal of Medical Imaging and Radiation Sciences

Author(s): John S. Mikhaeil, Erdit Celo, Jessica Shanahan, Brian Harvey, Bonnie Sipos, Madelyn P. Law

Abstract

Purpose

Diagnostic imaging (DI) at Niagara Health, like other hospitals, experiences challenges with patients who do not attend their scheduled appointments, resulting in a "no show." Reducing no show percentages presents an opportunity to improve upon wait lists within specific modalities such as magnetic resonance imaging (MRI) and to reduce the loss of productivity for this high-demand resource.

Aim

To reduce the MRI no-show percent in DI at two community hospitals from 6.5% to 5% through patient engagement via mailed reminder letters and education at the primary care level.

Methods

Our two-pronged approach included interventions at community hospitals and at the primary care level. Reminder letters were mailed to patients with their appointment time and other pertinent information to allow for an increased number of patients reminded about appointments and a second means of reminder. At the primary care level, an information package was sent to various independent physicians for distribution to patients requiring an MRI scan, outlining benefits of showing up to the scheduled appointment to educate patients and improve attendance at DI.

Results

The mailing letter resulted in a significant reduction from 7.1% to 6.3% in overall no shows across two community hospitals (P = .04). The true effect of the letter was likely masked by increased wait times during the study period, which correlates with increased no-show percentages. The first trial of the information pamphlet among five practices for 1 month resulted in a nonsignificant reduction of no shows from 19% to 3% (P = .125). The second trial among 19 practices for 3 months led to a significant reduction of no shows from 7.7% to 4.2% (P = .007).

Conclusions

Both the methods, the mailing letter and patient-information pamphlet, provide promising results in regard to reducing the no-show percentage among patients seen in DI for MRI appointments.

Résumé

Objet

Le service d'imagerie diagnostique (ID) de Niagara Health (NH), comme celui d'autres hôpitaux, se trouve aux prises avec la difficulté des patients qui ne se présentent pas à leur rendez-vous, ce qui mène à des « absences sans préavis ». La réduction des taux d'absences sans préavis permettrait d'améliorer les listes d'attente pour certaines modalités comme l'imagerie par résonance magnétique (IRM) et de pallier la perte de productivité pour cette ressource en grande demande.

But

Réduire le taux d'absences sans préavis aux rendez-vous d'IRM de 6,5 % à 5 % dans les services d'ID de deux hôpitaux communautaires, en sensibilisant les patients à l'aide de lettres de rappel et de trousses d'information distribuées par les fournisseurs de soins primaires.

Méthodologie

Notre approche à deux volets comprenait des interventions au sein des hôpitaux communautaires et au niveau des soins primaires. On a acheminé aux patients des lettres de rappel qui contenaient l'heure de leur rendez-vous et d'autres renseignements pertinents, et ce, afin d'augmenter le nombre de patients recevant un rappel de rendez-vous et comme une deuxième forme de rappel. Au niveau des soins primaires, on a envoyé une trousse d'information à divers médecins indépendants en leur demandant de les distribuer aux patients nécessitant un examen par IRM. Cette trousse, qui énumérait les avantages de se présenter à un rendez-vous, avait pour but de sensibiliser les patients et d'augmenter le nombre de personnes qui se présentent au service d'ID.

Résultats

La lettre d'envoi a entraîné une diminution significative du taux général d'absences sans préavis, qui est passé de 7,1 % à 6,3 %, au sein des deux hôpitaux communautaires (p = 0,04). L'effet réel de la lettre a sans doute été atténué par les temps d'attente plus longs que d'habitude au cours de la période de l'étude, lesquels sont liés à l'augmentation du taux d'absences sans préavis. Le premier essai du dépliant d'information, mené au sein de cinq cabinets de médecin pendant un mois, a occasionné une diminution non significative du taux d'absences sans préavis, qui est passé de 19 % à 3 % (p = 0,125). Le deuxième essai mené au sein de 19 cabinets de médecin pendant trois mois a entraîné une baisse significative de ce taux, qui est passé alors de 7,7 % à 4,2 % (p = 0,007).

Conclusions

Les deux méthodes, la lettre d'envoi et le dépliant d'information à l'intention des patients, ont donné des résultats prometteurs en ce qui concerne la réduction du pourcentage d'absences sans préavis aux rendez-vous d'IRM chez les patients du service d'ID.

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