A Pilot Project to Investigate Radiation Therapist Referrals to an Ad Hoc Supportive Care Oncology Clinic

Publication date: Available online 5 October 2018

Source: Journal of Medical Imaging and Radiation Sciences

Author(s): Angela Turner, Dilshad Nathoo

Abstract

Purpose/Aim

Approximately 400 patients are treated daily within the radiation therapy (XRT) department at the cancer centre where this project took place. As part of their clinical interactions during the treatment delivery process, radiation therapists (MRTs) may refer patients to a third party "RN Assessment Office" for non technical issues. These referrals can result in extended wait times for patients as well as disruptions to the scheduling of MRTs and other health care professionals. This review aimed to identify issues that resulted in third party referrals by MRTs. Data collected may enable insight into the issues that prompt third party referrals and help support MRTs in managing patient issues that are within their scope of practice.

Method/Process

A database of XRT patient referrals to the location "RN Assessment Office" in the electronic records (EMRs) was generated for this review. A 4-week period within the previous year was considered suitable by the investigators to produce a representative sample of referrals. Predetermined referral categories were compiled based on the experiences of the investigators. Data were extracted from two sources: (1) the progress note tab within each patient EMR and (2) the comments section of the registered nurses (RNs) Assessment workload location in the EMR systems.

Results/Benefits/Challenges

Data demonstrated that 17% of the progress notes in the EMR contained MRT documentation before referral. The majority of referrals (29%) were related to patient skin reactions and wound/dressing care.

Conclusions/Impact/Outcomes

Absence of documentation by MRTs in the EMR impaired the data collection. Anecdotal evidence suggests routine MRT patient assessment during the XRT process. Recommendations related to systematic assessments and documentation procedures may increase MRT documentation. Streamlining the referral processes may improve efficiencies and eliminate redundancies in the workflow of MRTs.

Résumé

But

Le service de radiothérapie du Odette Cancer Centre traite approximativement 400 patients par jour. Dans le cadre de leurs échanges avec les patients qu'ils traitent, les radiothérapeutes (TRM) acheminent parfois ces derniers à un tiers, « le bureau d'évaluation par le personnel infirmier autorisé (IA) », pour des questions d'ordre non techniques. Ce réacheminement peut occasionner de longues périodes d'attente pour les patients et peut même embrouiller les horaires des TRM et ceux d'autres membres du personnel soignant (PS). La présente étude vise à relever les problèmes qui poussent les TRM à acheminer leurs patients à un tiers. Les données recueillies pourraient faire ressortir certaines lacunes du milieu ou du processus qui empêchent les TRM de gérer eux-mêmes les problèmes de leurs patients qui ne sortent pas du cadre de leur pratique.

Méthodologie

Pour les besoins de cette étude, une base de données sur le réacheminement des patients au bureau d'évaluation des IA a été créée au moyen du dossier médical électronique (DME) dans MosaiqTM. Les chercheurs ont jugé qu'une période de quatre semaines de l'année précédente suffirait pour produire un échantillon représentatif des réacheminements. Ils ont compilé des catégories de réacheminement préétablies en se fondant sur leurs expériences. Les données proviennent de deux sources: i) l'onglet des notes sur les progrès dans le DME de chaque patient; ii) la section des commentaires de la partie sur la charge de travail en évaluation des IA, dans les systèmes du DME.

Résultats

Selon les données, 17% des notes sur les progrès dans le DME contenaient des documents que les TRM avaient créés avant de réacheminer un patient. La majorité des réacheminements (29%) était liée à des réactions cutanées chez le patient, au traitement de plaies ou à l'application de pansements.

Conclusions

L'absence de documents créés par des TRM dans le DME a entravé la collecte de données. Les données empiriques portent à croire que les patients sont couramment évalués par les TRM au cours du processus de radiothérapie. Des recommandations liées aux évaluations systématiques et au processus de documentation pourraient favoriser la documentation par les TRM. De plus, la simplification du processus de réacheminement pourrait améliorer le rendement et permettre aux TRM d'exercer pleinement leur profession.

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